Tuotetietopankin käyttö

Tuotetiedon tallentajan on hyvä tietää seuraavat termit.

GTIN-koodi (ns. enari)

GTIN-koodin avulla tunnistetaan Synkka-palvelussa oleva kauppanimike (vähittäistuote, kuljetuspakkaus, lava). Kaikilla tuotteilla, jotka tallennetaan Synkkaan, pitää olla yksilöllinen GTIN-koodi. GTIN-koodi on kansainvälinen ja yleensä 13 merkkiä pitkä. Synkka-palveluun GTIN-koodit tallennetaan 14-merkkisinä. Tämä tarkoittaa sitä, että koodi täydennetään etunollalla (0). Tiedontoimittaja/tuotetiedon tallentaja luo GTIN-koodit omasta yritystunnisteestaan tai jos kyseessä on maahantuontituote, niin tiedontoimittaja voi käyttää tuotteessa jo valmiiksi olevaa koodia.

GLN-numero

GLN-numero tarvitaan, jotta kaikki eri osapuolet, tässä tapauksessa Synkkaa käyttävät yritykset, voidaan tunnistaa Synkka-palvelussa. Kun tiedontoimittaja liittyy Synkka-palvelun asiakkaaksi, GS1 Finland luo tiedontoimittajalle GLN-numeron. Numero näkyy palveluun kirjautuneen yrityksen tiedoissa Synkan käyttöliittymässä.

Pakkaushierarkia 

Pakkaushierarkia kuvaa, miten eri pakkaukset linkittyvät toisiinsa. Pakkaushierarkia koostuu vähittäistuotteesta ja sen kuljetuspakkauksista. Pakkaushierarkia voi koostua vähittäistuotteesta, kuljetuspakkauksesta, lavasta tai lajitelmasta.

Tuotetiedon keruu

Tiedontoimittaja kerää kaikki tuotteen tuotetiedot ja tallentaa ne Synkka-palveluun. Synkka-palveluun tallennetaan ohjelmistollisesti pakollisia tietoja, lainsäädännön edellyttämiä tietoja, vastaanottajien tarvitsemia tietoja ja muita valinnaisia tietoja. Hyvä nyrkkisääntö on, että kaikki tuotteen pakkauksesta löytyvät tiedot tulee tallentaa myös Synkka-palveluun. Suosittelemme keräämään kaikki tuotetiedot valmiiksi ennen kuin aloittaa tuotetietojen tallentamisen.

Tuotetietojen oikeellisuus

Tuotetietojen oikeellisuudella tarkoitetaan sitä, että tuotetiedot ovat laadukkaat, ne ovat oikein ja ajan tasalla. Tiedontoimittaja on vastuussa tallentamiensa ja julkaisemiensa tuotetietojen oikeellisuudesta.

Tuotteen tallentaminen

Tuotetietojen tallentaminen aloitetaan aina vähittäistuotteesta. Vähittäistuotteelle voidaan sitten lisätä kuljetuspakkauksia ja lavoja. Tallennettu tuotetieto on Luonnos-tilassa, Luonnos-tilassa olevat tuotetiedot eivät ole välitetty vastaanottajille.

Tuotteen julkaisu

Tuote voidaan julkaista tietokantaan kun kaikki tarpeelliset tiedot on annettu ja käyttöliittymän virheraportti on tyhjä. Tuotteen julkaisun yhteydessä muodostuu tuotetietosanoma, jolloin tuotetiedot välitetään vastaanottajille. Vastaanottajat käsittelevät tuotetiedot.

Tuotteen muokkaaminen

Niin kauan kun tuote on Luonnos-tilassa, tuotetietojen lisäämistä voi jatkaa eri tietokenttiin. Kun tuote on Julkaistu, pitää päivitykset tehdä joko Korjauksena tai Tulevaisuuden versiona.

• Korjaus, tuotetiedoissa on puute tai ne ovat virheelliset. Päivitys tapahtuu nykyiseen versioon (Luonnos-välilehti).
• Tulevaisuuden versio, uusi versio luodaan silloin kun tuotteen ominaisuudet olennaisesti muuttuu. Uudelle versiolle annetaan uusi voimaantulopäivä, eli kerrotaan päivä, jolloin muutos astuu voimaan. 

Tuotetietoversiot

Yhdestä ja samasta tuotteesta voi olla useampi versio. Tuotteelle muodostuu useampi versio seuraavissa tilantessa:

• Tuotteella on tulevaisuuden versio (katso yllä).
• Tuotteella on useampia vastaanottajia
• Tuotteella on useampia kohdemarkkinoita
• Tuotteella on Julkaistu- ja Luonnos-tilassa olevat versiot

Hakutuloksessa tuotteen tiedot näkyvät kahteen kertaan (paitsi tulevaisuuden versio) ja käyttäjä saa parhaiten tiedon muista versioista lisäämällä esim. sarakkeet Kohdemarkkina ja Osapuoli hakutulosnäkymään.

Tuotteen lopettaminen

Kun tuote poistuu tiedontoimittajan valikoimasta, tai sen lanseeraus perutaan pitää tämä tieto viedä myös Synkka-palveluun. Tieto tuotteen lopettamisesta pitää tehdä etukäteen, jotta tiedon vastaanottajat voivat varautua tuotteen poistumiseen. Tuotteen lopetus tehdään aina tuotteen nykyiseen versioon (Luonnos-välilehti) lisäämällä lopetuspäivämäärät tietokenttiin Saatavuus päättyy ja Tuotannon lopetuksen päivämäärä, tai Saatavuus päättyy ja Lanseerauksen peruutus päivämäärä.

Tiedontoimittajan velvollisuus on noudattaa sääntöjä, kuinka tiedot pitää ilmoittaa. Säännöt tulevat lainsäädännöistä, viranomaisten asetuksista ja tuotetiedon hyödyntäjien vaatimuksista. Säännöt on määritelty Yhteiset käytännöt -työryhmässä jossa on edustettuina sekä Synkka-palvelun tiedontoimittajia että vastaanottajia. Lisäksi kansainväliset säännöt, esim. GTIN-hallintastandardi, säätelevät tuotetietojen antamista.
Tuotetietojen oikeellisuus on tärkeää, koska:

• Tuotetietoa välitetään eteenpäin eri järjestelmissä aina kuluttajan hyödynnettäväksi asti. Virheellinen tieto voi aiheuttaa vaaratilanteita esim. virheellisesti ilmoitetut allergeenit tai vaarallisten aineiden tiedot.
• Virheellisen tiedon korjaaminen kaikista järjestelmistä on kallista.
• Tiedon tulkitseminen on helpompaa, jos ilmoittamisessa käytetään sovittuja tapoja, näin säästyy aikaa ja rahaa.
• Tilaus-toimitusketjun toimintavarmuuden varmistaminen, oikeiden tuotetietojen avulla tiedetään mitä tilataan ja mitä ja kuinka paljon tuotetta saadaan.